جستجو
ارتباطات سازمانی فراگردی است که طی آن مدیران به تبادل اطلاعات و معانی با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می پردازد و به عبارت دیگر، میزان هماهنگی یا رابطه ای است که بین ارکان سازمان وجود دارد. وجود ارتباط صحیح و مؤثر در سازمان همواره از اجزای مهم توفیق مدیریت و وسیله ای برای رسیدن به اهداف سازمان می باشد.
واردامن و هالترمن (۱۹۶۸) ارتباطات سازمانی را جریان اطلاعات، مواد، درک و فهم میان افراد مختلف در سازمان، و شامل همه روشها، ابزارها، شبکهها، کانالها، سیستمهای ارتباطی، ساختار سازمانی و ارتباطات بینفردی تعریف کردهاند. به عقیده ویلسون(۲۰۰۵) ارتباطات در سازمانهای مختلف اشاره به راهها، استراتژیها و ابزارهای مختلفی دارد که کارکنان از آن در فعالیتهای ارتباطی رسمی، بینفردی و گروهی استفاده میکنند.
به تجربه ثابت شده است که اگر ارتباط صحیحی در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل شده و کارها آشفته می شوند؛ هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی،کنترل و سایر وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطی مؤثردر سازمان وجود نخواهد داشت.
یکی از علمای مدیریت به نام هنری مینتزبرگ نقش اطلاعاتی و ارتباطی مدیر را در یک سازمان جزء
اساسیترین نقش های او قلمداد کرده است. در واقع ارتباطات از عوامل بنیادی هویت سازمان و جوهره اصلی مدیریت است که از طریق آن فعالیت های برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل توسط مدیریت انجام می شود.
از این رو استقرار شبکه های ارتباطی مؤثر و توسعه مجاری ارتباطی در میان واحدهای گوناگون سازمان یکی از مهمترین وظایف مدیران محسوب میشود. زیرا برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان موجب آشنائی با نیازها و خواسته ها و درک بهتر انگیزه های آنها می شود.
ارتباطات در سازمان به کارکنان کمک میکند آنچه که میدانند و احساس میکنند را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این نوع ارتباط مستلزم کسب مهارت بوده و شایستگی ارتباطی یکی از ابعاد مهم و اصلی آن است. به عقیده هولمن (۲۰۰۴) از آنجا که ارتباطات به افراد کمک میکند تا نیازهای عاطفی، تعلق و کنترل خود را برآورده سازند؛ بنابراین شایستگی ارتباطی اشاره به روشی دارد که افراد بتوانند به وسیله آن و از طریق پیامهای خاص، این نیازها و اهداف ارتباطی را محقق سازند (دامغانیان، رستگار و یزدانیزیارت، ۱۳۹۷، ۱۴۵).
هدف از برقراری ارتباط در سازمان پدید آوردن دگرگونی و تأثیرگذاری براقداماتی است که در راستای بهبود سازمان صورت می گیرد. از جمله اهداف ارتباطات در سازمان: هماهنگ نمودن عملیات، کسب اطلاعات و مشارکت در آن، کاهش عدم اطمینان درسازمان، تأثیرگذاری بر نگرش ها و طرز تلقی افراد، هدایت و کنترل رفتار اعضای سازمان، ابراز احساسات و تامین نیازهای اجتماعی افراد و فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری می باشد.
ارتباطات سازمانی جریان اطلاعات، مواد، درک و فهم میان افراد مختلف در سازمان، و شامل همه روش ها،
ابزارها، شبکه ها، کانال ها، سیستم های ارتباطی، ساختار سازمانی و ارتباطات بین فردی تعریف می شود.
ارتباطات را ازجهات متفاوتی میتوان طبقه بندی نمود که دراینجا چند نوع آن تشریح شده است. ارتباطات از حیث چگونگی عکس العمل دریافت کنندهپیام درمحیط به دو نوع می باشد:
ارتباطات یک جانبه: اگرعکس العمل گیرنده پیام ابزارنشود و یا فرستده به پاسخ یا انعکاس پیام توجه نکند ارتباطات را یک جانبه می نامند.
ارتباطات دو جانبه: اگروضع به گونه ای باشد که گیرنده بتواند نظرات خود را درمورد پیام به اطلاع فرستنده برساند و نسبت به پیام ارسالی واکنش نشان دهد، ارتباطات را دو جانبه می نا مند. هر کدام از دو مورد فوق دارای محاسن و معایبی هستند که به طورخلاصه در زیرآمده است:
از آنجائی که در ارتباط دو جانبه درنتیجه عمل بازخورد، امکان بررسی مجدد پیام از سوی فرستنده وجود دارد، از دقت بیشتری برخوردار است. اما در ارتباط یک جانبه فرستادن پیام آسانتر و سریعتر است، همچنین دقت آن کمتر و پارازیت بیشتری وجود دارد و مشخصه دیگر ارتباط یک جانبه امکان مخفی سازی اشتباهات توسط فرستنده می باشد.
کاربرد این دو نوع ارتباط بدین شرح است: در مواقعی که ارتباطات برنامه ریزی نشده اند و درک دقیق پیام اهمیت دارد و محتوای آن پیچیده است، ارتباط دو جانبه مناسب تر بوده و نفوذ بیشتری دارد. برای تصمیمگیری در سطوح عالی مدیریت ارتباط دو جانبه مؤثرتر از یک جانبه می باشد، زیرا اکثر تصمیم گیری های مدیران رده بالا برنامه ریزی نشده است. ارتباط یک جانبه زمانی مناسب است که پیام ها یکنواخت ،ساده و تکراری باشند و فرستنده و گیرنده با محتوای پیام آشنا باشند (رضاییان، ۱۳۹۵، ۴۸۶).
از منظری دیگر می توان ارتباطات را به دو دسته ارتباطات رسمی و ارتباطات غیر رسمی تقسیم نمود.
ارتباطات رسمی: ارتباط رسمی که در مکتب کلاسیک به آن تاکید می شد ، متاثر از ساخت رسمی سازمان و روابط رسمی بین کارکنان است. به عبارت دیگر خط اختیارات وسلسله مراتب سازمانی، ارتباطات رسمی را به وجود می آورد. نمودار سازمانی مجاری ارتباط رسمی را نشان می دهد؛ و در سازمان هایی که بیشتر به عملکرد و وظیفه افراد توجه دارند (سازمان های بوروکراتیک) ارتباطات بیشتر به صورت رسمی انجام می شود.
ارتباطات غیر رسمی: ارتباط غیررسمی که نئوکلاسیک ها به آن توجه زیادی داشتند، ارتباطی است که درآن پیام ها جدای از نمودار سازمانی و سلسله مراتب اختیارات رسمی و عملیاتی تعیین شده ارسال می گردد. در واقع ارتباط غیر رسمی براساس خواسته ها و نیازهای افراد سازمان شکل گرفته و گسترش می یابد. شباهت های شغلی، دوستی کارکنان با یکدیگر، شرایط ویژه ایجاد شده، شبکه های ارتباطی رسمی سنتی و نارسا و خصوصیات دیگری را میتوان در شکل گیری ارتباطات غیر رسمی موثر دانست.
مسیرهای ارتباطی را با توجه به جهت ارسال پیام درسطوح سلسله مراتب سازمانی می توان به سه دسته تقسیم نمود: عمودی، افقی و مورّب.
ارتباطات عمودی: ارتباطات عمودی که درسازمان های بوروکراتیک بیشتردیده می شود، به دو صورت برقرار می شود: ارتباطات ازبالا به پایین و ارتباطات ازپایین به بالا.
– ارتباطات ازبالا به پایین: آن دسته از ارتباطات سازمانی است که پیام از مافوق به زیردستان ابلاغ می گردد و عمدتاً به منظور هدایت، آموزش و ابلاغ دستورات سطوح بالای سازمان به زیردستان می باشد؛ این برقراری ارتباط می تواند به صورت شفاهی و یا به صورت کتبی انجام گیرد.
– ارتباطات از پایین به بالا: این نوع ارتباط از زیردستان آغاز و با گذر از سلسله مراتب ارتباطی سازمان، به مدیران رده بالا می رسد و بازخور لازم را برای مدیریت فراهم می کند.
ارتباطات افقی: این نوع ارتباط در سازمان های ادهوکراتیک بیشتر دیده می شود، و به آن دسته از ارتباطاتی اطلاق می شود که پیام به صورت افقی درسطح نمودار سازمانی حرکت می کند، بدین معنی که افرادی که در یک سطح سازمانی قرار گرفته اند، بین خود ارتباط برقرارمی کنند.
این نوع ارتباط که اغلب جنبه ی غیررسمی دارد، موجب بهبود روحیه اعضای سازمان، سرعت بخشیدن به کارها، صرفه جوئی در وقت، تسهیل ایجاد هماهنگی و تبادل اطلاعات، از بین رفتن تضادها و تعارضات و غیره می گردد.
ارتباطات مورّب: ارتباطات مورّب به نوعی رابطه در کنار ارتباطات افقی (بین همردیفان) و ارتباطات عمودی (بین مسئولان و کارکنان) دلالت دارد که درآن طرفین ارتباط، از دو سطح جداگانه و از دو حوزه کاری متفاوت با هم به مبادله پیام می پردازند. به عبارت دیگر این نوع ارتباط بین افراد در رده های گوناگون که با یکدیگر روابط مستقیم گزارش دهی و گزارش گیری ندارند، می باشد.
بین ارتباطات و میزان رضایت شغلی افراد رابطه وجود دارد. یعنی هر قدر پدیده عدم اطمینان کمتر باشد میزان رضایت کارکنان بالاتر خواهد رفت. تحریف اطلاعات، مبهم بودن ارتباطات و نامتجانس بودن یا ناسازگاری بین ارتباطات گفتاری و غیر گفتاری موجب افزایش عدم اطمینان می شود که آن نیز به نوبه خود بر میزان رضایت کارکنان اثر منفی می گذارد.
هر قدر ارتباطات کمتر تحریف شود، هدف ها، نتایج حاصل از اقدامات و پیام های مدیریت به کارکنان بهتر دریافت می شود (یعنی این اطلاعات به هنگام نقل و انتقال تقریبا دست نخورده باقی می مانند)، و آن گاه که وضع سیستم ارتباطی به این صورت درآید میزان ابهام کار گروهی کاسته و اموری که باید انجام شود روشن و مشخص خواهد شد. کاربرد فزاینده کانال های غیر رسمی، ارتباطات افقی و عمودی (در نمودار سازمانی) موجب شدت یافتن جریان اطلاعات ، کاهش عدم اطمینان، بهبود عملکرد و افزایش رضایت کارکنان خواهد شد. همچنین می توان انتظار داشت که نامتجانس بودن و ناسازگاری ارتباطات گفتاری و غیر گفتاری موجب افزایش عدم اطمینان و کاهش رضایت کارکنان شود.
اگر چه ارتباطات و فرهنگ دو مفهوم متفاوتند ولی به طور مستقیم به یکدیگر پیوسته اند. این دو واژه چنان به یکدیگر پیوسته اند که برخی صاحب نظران معتقدند که آنها تقریباً مترادف اند. در حقیقت فرهنگ پدیده ای ارتباطی است، زیرا ازطریق فرایند ارتباط یادگرفته می شود، نقش ایفا می کند، منتقل وحفظ می شود.
همان گونه که در جوامع امروزی افراد مختلف به روش های گوناگونی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، مردم جوامع نیز در سراسر دنیا به گونه های مختلفی در ارتباط اند. چگونگی و نوع در ارتباط قرار گرفتن انسان ها، همان شیوه ی زندگی و فرهنگ آنان است. به تبع تغییر یا تحول در عناصر فرهنگی یک جامعه، شبکه ارتباطی آن جامعه نیز متحول می شود. بدین جهت صاحب نظران، ارتباطات و فرهنگ را غیرقابل تفکیک می دانند.
زمانی که فرد با فردی که با وی پیوندهای فرهنگی دارد، ارتباط برقرار می کند در حقیقت در حال برقراری یک ارتباط درون فرهنگی است (مانند: صحبت کردن هوادار دو تیم فوتبال) و هنگامی که فرد با فردی که با وی هیچ گونه علقه فرهنگی ندارد یا دارای پیوندهای فرهنگی ضعیفی است ارتباط برقرار می کند، این ارتباط، ارتباط میان فرهنگی نامیده می شود (مانند: صحبت کردن یک ژاپنی با یک آمریکائی).
مردمی که به فرهنگ های گوناگون تعلق دارند پدیده ها را از زاویه های مختلف می بینند، آنها را به گونه های متفاوت تفسیر و ارزیابی می کنند و در نتیجه به روش های گوناگون عمل می نمایند. هر قدر بین دهنده پیام و گیرنده پیام اختلاف فرهنگی بیشتری وجود داشته باشد، معانی یا مفاهیمی که به کلمه ها یا رفتارها می دهند، تفاوت های بیشتری خواهد داشت و مشکلات ارتباطی بیشتری به وجود خواهد آورد.
